现代会务服务-陆永庆

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第1章 编写说明

随着我国改革开放和经济建设的深入发展，会议和会展功能的不断拓展，会务服务成为一种产业，已越来越被大家所认识和重视。当今世界经济格局的变化，使越来越多的会议、展览转向经济处于新兴发展期的国家和地区。我国经济的快速发展，尤其是“申奥”、“申博”的成功，更使会议、会展的市场化、产业化程度大幅提高，并开始逐步走向国际化、专业化、规模化和品牌化。会议和会展有经济和社会发展“加速器”之称，它已成为我国经济增长的新亮点。
为适应当代会议业、会展业迅猛发展的形势需要，切实提高会议业、会展业从业人员的职业素质和专业技能。我们对2000年3月出版的《会务接待服务》作了改进，力求更具时代性、适用性和可操作性。
全书共分八章。第一章由阮益中编写，第二、四、七章由陆永庆编写，第三章由叶伯平编写，第五、六章由李勇平编写，第八章由欧锡礼、张铭、严向明编写，全书由陆永庆、阮益中统稿。参加本书审稿的专家有：屠如骥、李春元、傅聚文、赵国通、舒霞芳。主审屠如骥。
本书是在上海市劳动和社会保障局、上海市人民政府机关事务管理局牵头组织下，市人事局及市级机关工人考核委员会领导的关心与支持下编写的，并得到上述单位有关职能部门领导和工作人员的帮助。在此，一并致以衷心的感谢！
在编写过程中，还得到了中央国家机关工人考核委员会办公室、上海旅游高等专科学校培训中心、上海市级机关后勤岗位培训考试中心、上海市政府机关服务中心、上海展览中心、上海国际会议中心、上海市语言文字工作委员会等单位的领导和有关同志大力协助，谨表谢意！
本书如有不当之处，恳请广大读者在使用过程中提出宝贵意见，以便改进。
2005年元月wＷw：xiaｂｏｏｋ．ｃｏｍ www.xiabook.com

第2章 绪论(1)

会务服务概述
一、会议的基本概念
会议对于人们来说，是再熟悉不过的日常活动了。人们在生活中，始终被会议包围着，随处可见。单位部门、社会家庭，会议活动生生不息，我们无不生活在会议的海洋里。打开电视，会议场面扑面而来；翻开报纸，会议新闻连篇累牍；上网冲浪，会议报道滚动发表；空中电波，会议消息接踵而至。人们出席会议，聆听政要精英的宏论，收获专家学者的高见，表达赞同否定的意愿，探求解决问题的办法。通过会议人们获知党和政府的方针政策，掌握推动工作和建设的方法，推进社会和经济发展，了解世界的变化，汲取各种不同的信息。
会议在人们日常的工作和生活中时刻发生着。会议，简而言之，就是相聚而议的意思。这是古已有之的现象。人们在同自然界和经济、社会的交往活动过程中，受限于个人的能力，遇到问题需要与相关人共同协商，以求成功，这就产生了会议。所以，人们在一定的时间内，有目的有组织地把有关人员召集起来，通过讨论商议，集中大家的智慧来认识问题、解决问题而举行的活动，就是会议。会议是领导者实施领导的工具，是管理者履行职责的手段，是机构组织行政管理的行为方式。划时代的会议载入史册，重大的会议影响深远，日常的会议推动工作。会议不论规模大小、规格高低、议题多少、时间长短，只要必须，就有出现和存在的价值。因此，会议是人们在政治、经济和社会活动中一种常见的重要活动方式。
但是，不是任何活动方式都构成会议。会议一般包含以下八个方面的要素：主办者：会议举办方，也称会议的发起人或东道主。现在一些较大型的会议还有主办者、承办者、协办者之分，但都为会议的举办方，只是其中的分工不同。与会者：参加会议的对象，是会议的主体。与会者一般以会议涉及的范围和内容而定，会议的大小以与会者的多少或领导层次的高低来判别。议题：召开会议所需要讨论或解决问题的具体议项。体现召开会议的目的，是为什么要议、议什么的具体目标。
名称：一般指会议的主要议题和会议类别。常见的会标，实际上表达了会议的名称。
方式：指用以达到会议效果的一些会议样式、采用的手段。时间：会议日期或召开会议的具体时间。地点：会场所在地。大型会议还有主会场、分会场等。结果：会议结束时实现会议目标的程度，是会议所期望的最终达到的效果。上述八个要素中，主办者、与会者、议题和结果是会议的基本要素。既然人们与会议不可分离，那么会议有些什么作用呢？可以认为，会议有沟通信息、联系社会、民主决策、科学管理、协调关系、促进工作的作用。随着现代社会和科学的高速发展，会议的作用更加显现出来。近年来，我国现代化建设的持续发展和社会、经济活动的日益频繁，人们召开各种会议和举办各类与会议相关的活动也日趋增多，大大推动了各项工作的开展，促进了各项事业的进步与发展。
由于主办单位召开会议的目的不同，其作用是不一样的。我国各级党政机关、人民团体、企事业单位召开各类会议，应该坚持党的民主集中制原则，发挥会议通达情况，交流信息，统一思想，统一认识，研究情况，解决问题，加强团结，协调行动，促进社会主义事业的稳定、改革与发展。会议不同的开法，其作用也是不一样的。会议议题的选取准不准，议题是多是少，选择什么时间开会，会期长短如何，在什么地方开会，会务的接待服务质量，会议组织是否严密等等，都会影响会议的效果。作为会议的组织者，为充分发挥会议的作用，一定要注意克服会议计划不周、准备不足、时间不当、环境不适、服务欠佳、成本过高等问题。各种不同类型的会议，也有各种不同的作用。会议类型很多，要全面、系统地认识会议类型，才能避免滥用和误用会议形式，正确地掌握会议的开法，从而有效发挥会议的作用。
会议的类型大约